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Metodologías Ágiles y Transformación Digital: ¿Cuál es la relación?

Por Jaime Solís

La situación actual ha obligado a casi todas las empresas a adoptar la Transformación Digital para adaptarse y sobrevivir. Como sabemos por las noticias, sobre todo para las grandes empresas, hubieron múltiples éxitos y fracasos a la hora de implementarlo.


No ahondaré en detalles específicos sobre qué factores determinan el éxito o fracaso en una compañía, pero sí hay algo claro: aquellas empresas que aplicaron la agilidad y sus metodologías a la hora de realizar su transformación, fueron aquellas que tuvieron mayor probabilidad de reinventarse y salir airosos de la crisis.

Primero repasemos algunos conceptos:

¿Qué es la agilidad?

La definición de ágil de acuerdo a varios diccionarios es: “la habilidad o capacidad de cambiar la posición de un cuerpo de manera eficaz”. Esto no sólo aplica a los seres humanos, sino en todo tipo de ámbitos biológicos y sociales, por lo que se podría decir que es la capacidad de cambiar comportamientos y actitudes de manera eficiente en un tiempo menor.

El concepto va más allá cuando definimos la agilidad en las organizaciones. De acuerdo con Damián Bounamico, de Kleer, es: “la capacidad de diseñar una serie de pasos a seguir de manera iterativa, en función del aprendizaje obtenido en los pasos anteriores, adaptándose a los cambios del contexto, con el fin de conseguir los objetivos propuestos de manera efectiva”.

Una buena frase que resume el último párrafo, y que es usado en gran parte de las metodologías ágiles de hoy en día es: “falla rápido, falla barato”. Para conseguir esto debemos realizar pasos pequeños y progresivos, pero no de cualquier manera.

Cada pequeño avance que realicemos debería:

  • Medir los resultados obtenidos.
  • Validar o descartar los supuestos o hipótesis que recopilamos del paso anterior.
  • Sacar conclusiones en base a los resultados.
  • Aprender del pequeño éxito o error resultante, modificar nuestra hipótesis en base a ello y aplicar al siguiente paso.

Notemos que menciono las palabras “fallo” o “error” varias veces. Para ser ágiles, es necesario a veces equivocarnos, pero de manera pequeña, para corregir defectos y seguir adelante. Es como aprender a caminar: al inicio gateas, intentas pararte, te caes, caminas despacio, poco a poco hasta que consigues mantenerte en pie y avanzar.

Hablar de error es algo que ocasiona temor y rechazo, sobre todo en empresas grandes y consolidadas. Muchas veces aquellos colaboradores que prueban cosas nuevas y se equivocan son castigados y hasta despedidos. Esta actitud, presente en muchas organizaciones, hace que se tenga miedo al error, por lo tanto, a probar cosas nuevas, y en consecuencia, frenar la agilidad que se necesita.

Es por eso que implementar un enfoque ágil en una organización implica muchas veces cambiar actitudes y formas de pensar, sobre todo en los altos directivos. Una misión muy difícil si es que la alta gerencia no es humilde y decide cambiar.

¿Por qué es importante contar con el pensamiento ágil hoy en día?

Más allá de la actual pandemia por el Covid-19, la historia nos demuestra que lo único constante es el cambio. Sin embargo, cada vez este cambio es más frecuente. Para comprenderlo, sólo es necesario ver la cantidad de invenciones tecnológicas en la última década y compararla con las anteriores.

En sólo una década, Internet, Redes Sociales, tecnología móvil y otros conceptos acapararon toda nuestra atención y se apoderaron de nuestro estilo de vida, algo que era inimaginable en 20 años, cuando recién empezábamos el siglo XXI.

Actualmente, se habla que las empresas deben adaptarse a un entorno VUCA. Viene de las siglas en inglés de:

  • Volatilidad: Estar sujetos a cambios frecuentes, rápidos y significativos.
  • Incertidumbre: Los acontecimientos y sus resultados son impredecibles.
  • Complejidad: Variedad de cuestiones y factores, a veces interconectados entre sí.
  • Ambigüedad: Falta de claridad y dificultad para entender la situación.
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Solo el pensamiento ágil nos permitirá abordar entornos VUCA, ya que el cambio es constante, por lo que debemos adaptarnos rápido. Experimentar, fallar, identificar resultados y generar retroalimentación nos ayudará a minimizar la ambigüedad y complejidad.

Si como empresa no adoptamos una mentalidad ágil, corremos el riesgo de atascarnos en la conformidad, dejarnos vencer ante nuevos competidores, y en el peor de los casos, quebrar. No lo digo sólo yo, la historia empresarial reciente nos muestra dos de sus casos más emblemáticos:

  • Kodak, la empresa más importante de fotografía en su época, perdió terreno y se declaró en bancarrota ante el avance de las cámaras digitales.
Blockbuster, no supo ver el potencial de Netflix en los modelos de suscripción, perdió la oportunidad de comprarlo y ahora es parte de los museos.

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Adaptarse a un entorno cambiante puede ser una tarea difícil. Lo bueno es que existen marcos de trabajos validados durante décadas, que nos permiten afrontarlo de la manera más eficiente posible, minimizando los riesgos de fracasar.

¿Qué son las metodologías ágiles?

Cuando se le pregunta a muchos profesionales acerca de qué es una metodología ágil, suelen pensar en conceptos como: mejora constante, flexibilidad, velocidad y eficiencia, con el objetivo de acelerar los resultados esperados en el negocio.

Lo ágil no está relacionado con una mentalidad en particular, sino en toda una metodología de trabajo que puede ser utilizada para acelerar la Transformación Digital dentro de un entorno rápido y centrado en el cliente. Todas estas metodologías se basan principalmente en el “probar y aprender”, adaptándose constantemente a los pequeños cambios con el fin de dar valor al cliente final.

Actualmente existen infinidad de metodologías y marcos de trabajo que ayudan a las empresas a trabajar ágilmente. Algunas incluso adaptadas para sectores específicos. Sin embargo, en este artículo sólo daremos una reseña de las 3 más conocidas:

Design Thinking:

Utilizado principalmente por diseñadores para el desarrollo de nuevos productos innovadores, que satisfagan las necesidades de los clientes. Fuertemente basado en la lógica y la imaginación, con el fin de explorar posibilidades de lo que se puede hacer para favorecer a los clientes.

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Scrum:

Según su guía oficial, es un marco de trabajo de adaptación iterativa e incremental, rápido, flexible y eficaz, diseñado para ofrecer un valor significativo de forma rápida durante todo el proyecto. Su base son los Sprints, periodos de tiempo determinado en la que se planifican y ejecutan las “Historias de Usuario” más importantes para el negocio. Empezó inicialmente en el desarrollo de software, pero se ha expandido a prácticamente cualquier sector.

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Kanban:

Proviene del japonés, significa “Tarjeta Visual”. Ayuda a los equipos a gestionar de manera general cómo se van gestionando y completando las tareas pendientes, a través de un tablero visible por todos, lo que le da mayor transparencia. Sus principios son: calidad garantizada, reducción del desperdicio, mejora continua y flexibilidad.

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Ahora que ya conocemos sobre agilidad, pensamiento ágil y sus principales metodologías, el siguiente paso es conseguir acoplarlo a las iniciativas de Transformación Digital en la organización.

¿Cómo incentivar la implementación de Metodologías ágiles para la Transformación Digital en la organización?



Al igual que la Transformación Digital, la implementación de Metodologías Ágiles parece fácil en la teoría, ya que la información existe y está disponible al alcance de todos. Sin embargo, suele ser una tarea titánica, sobre todo en organizaciones grandes y consolidadas. Muchas veces las Pymes, a pesar de no tener la misma cantidad de recursos, suelen adoptarlas de manera más fácil por su facilidad de adaptación al cambio.

Ambos conceptos van de la mano. Es imposible realizar un plan de Transformación Digital en la empresa si no cuentas con un mindset ágil y no tienes las herramientas necesarias para aplicarlo. Los principales motivos son:

 

Se basan en la experimentación:


Como vimos en las metodologías anteriores, especialmente Design Thinking y Scrum, la realización de pasos progresivos implica probar distintas alternativas mediante ensayo y error. En Transformación Digital, la experimentación es uno de los pasos principales para triunfar.

 

Se centran en el cliente:

Design Thinking busca elaborar productos innovadores pensando siempre en satisfacer las necesidades del cliente final. El principal motor de las empresas a la hora de elaborar un plan de Transformación Digital es tener al cliente como pilar fundamental por sobre todo lo demás.

 


Tienen actitudes similares:

 

Scrum y Kanban comparten valores como: respeto, trabajo en equipo compañerismo, colaboración, transparencia, entre otros. Buscan una relación de confianza entre los colaboradores para lograr los resultados deseados.

Si trabajas en una gran organización y quieres implementar metodologías ágiles, recomendamos estos pasos a seguir:

1. Contar con el apoyo de la alta dirección:

Quizás este sea el paso más difícil. Por lo general, los directivos son personas “exitosas” que han conseguido grandes avances en sus empresas gracias a sus métodos de trabajo. Probablemente quieran mantener el status quo, por lo que Roberto Canales, CEO de Autentia, sugiere 4 pasos:

- Subir la energía, hacer que la gente despierte, tal vez de manera brusca.
- Bajar el ego, demuéstrales que lo que hacen está mal en estos momentos.
- Vaciar el vaso, hay que olvidar o desaprender las viejas ideas.
- Llenar el vaso con las nuevas ideas y metodologías.

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2. Adoptar los valores adecuados:

Como vimos antes, las metodologías ágiles se basan principalmente en la transparencia, respeto y trabajo en equipo. La tolerancia al error es importante, por lo que se debe eliminar el miedo al fracaso en los colaboradores, lo que motivará a que sean más transparentes y puedan aplicar los principios ágiles con tranquilidad.you-x-ventures-vbxyFxlgpjM-unsplash

3. Aplicar en pequeña escala:

Al igual que en Scrum o Design Thinking, la idea es probar en pequeña escala para poder adaptarse a la realidad de la organización y los errores sean pequeños y no perjudiciales a gran escala. Puedes empezar con un equipo de desarrollo, y una vez los resultados sean satisfactorios, poco a poco implementar en más áreas hasta que se ocupen todas las divisiones, incluso las menos pensadas. Se podría decir que es el equivalente a contar con un MVP (Producto Mínimo Viable) pero en el organigrama.notebook-beside-the-iphone-on-table-196644

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